Les erreurs qui éliminent et la liste de contrôle avant dépôt

Beaucoup d'offres éliminées ne perdent pas sur le fond. Elles tombent sur un détail qu'une heure de vérification aurait réglé. Voici les erreurs classiques, puis la liste à contrôler la veille du dépôt. Toutes ne sont pas éliminatoires partout : certains dossiers d'appel d'offres laissent un court délai pour compléter une pièce, d'autres non. Partez du principe qu'il n'y aura pas de seconde chance.

Les douze erreurs classiques

1. Arriver en retard, même d'une minute. La date limite est une heure précise, et un pli en retard est en général refusé sans être ouvert. Pour l'éviter : fixez votre propre limite à la veille, repérez le bureau exact, et visez la veille pour un portail électronique. Voir Déposer son offre.

2. Une attestation expirée. Une attestation fiscale, une attestation sociale ou un certificat de non-faillite périmé à la date limite peut faire tomber toute l'offre. Pour l'éviter : lisez chaque date contre la date limite, pas contre la date du jour, et vérifiez de nouveau si un additif repousse le dépôt. En groupement, vérifiez aussi les pièces de chaque membre.

3. Une caution de soumission mal faite. Montant insuffisant, validité trop courte, bénéficiaire mal écrit, mauvais lot, formulaire de la banque au lieu de celui du dossier. Pour l'éviter : demandez le projet à la banque avant émission et comparez-le mot pour mot au modèle. Voir Cautions et garanties.

4. Un document non signé. Lettre de soumission sans signature, page non paraphée alors que le dossier l'exige, signataire sans pouvoir. Pour l'éviter : ayez la liste des signatures sous les yeux, et joignez le pouvoir quand le signataire n'est pas le représentant légal.

5. Un formulaire manquant ou modifié. Il manque une déclaration, ou vous avez refait un formulaire à votre façon. Pour l'éviter : partez de la liste des pièces du dossier, cochez-la une à une, et utilisez les formulaires fournis sans les modifier.

6. Le RPAO non lu. Le RPAO, ou données particulières, modifie les instructions générales : nombre de copies, validité, adresse de dépôt, critères. Celui qui ne lit que la partie générale répond à un autre dossier que le sien. Pour l'éviter : lisez le RPAO en premier et reportez-en chaque point dans votre liste. Voir Lire un avis et un dossier d'appel d'offres.

7. Un additif ignoré. Un additif change une quantité, une pièce ou une date, et votre offre répond à l'ancienne version. Pour l'éviter : notez vos coordonnées au retrait, demandez régulièrement s'il y a eu des additifs, et consultez l'endroit où ils sont publiés.

8. Le mauvais lot. La référence, la caution ou le prix portent sur un autre lot, ou vous avez proposé un lot partiellement alors qu'il fallait répondre en entier. Pour l'éviter : écrivez le numéro de lot sur chaque pièce et vérifiez ce que le dossier permet.

9. Une référence non similaire ou non prouvée. Votre marché ne correspond pas à ce que le dossier appelle similaire, ou il manque l'attestation de bonne exécution ou le procès-verbal. Pour l'éviter : relisez la définition de marché similaire, et joignez une preuve à chaque référence citée. Voir Rédiger une offre technique qui passe.

10. Un prix que vous ne pouvez pas justifier. Un prix trop bas ou des prix unitaires déséquilibrés attirent une demande de justification, et le rejet si vous ne pouvez pas répondre. Pour l'éviter : gardez vos devis et un sous-détail prêts à l'envoi.

11. Une erreur de calcul. La commission corrige, et votre rang peut changer. Une ligne vide ou un écart entre la lettre de soumission et le devis pose le même problème. Pour l'éviter : utilisez des formules, puis faites refaire les totaux par une seconde personne. Voir Chiffrer son offre financière.

12. Un pli mal présenté ou envoyé à la mauvaise adresse. Votre nom sur une enveloppe qui devait rester anonyme, prix placé dans l'enveloppe technique, ORIGINAL et COPIE non marqués, offre déposée dans le mauvais bureau ou envoyée à un site d'annonces. Pour l'éviter : suivez à la lettre la description du pli et n'envoyez l'offre qu'à l'acheteur, à l'adresse indiquée.

Les fautes qui coûtent bien plus qu'une offre

Certaines fautes ne font pas seulement perdre le marché. Une attestation falsifiée, une caution fausse, une référence inventée, un accord avec des concurrents sur les prix ou une tentative d'influencer la commission peuvent mener à l'exclusion de la procédure et, selon la gravité, à une interdiction de soumissionner pendant un certain temps et à des poursuites. Ces vérifications ne sont pas théoriques : une commission peut appeler une banque, une administration ou un ancien client. Ne présentez que ce qui est vrai.

🇧🇫La règle au Burkina Faso

• Les soumissionnaires, attributaires et titulaires encourent, sur décision de l'ORD, l'avertissement, l'exclusion temporaire de 1 à 5 ans ou l'exclusion définitive de la commande publique, doublée en cas de récidive dans les 12 mois. Sont visés notamment : la collusion sur les prix, la surfacturation, l'offre d'un avantage indu, les déclarations inexactes, les manquements d'exécution, les ententes anticoncurrentielles et les violations des droits des travailleurs. Une personne frappée d'exclusion ne peut intervenir à aucun titre, même comme représentant d'une autre entreprise (art. 209).[2]source non officielle
• L'ORD peut aussi infliger une amende de 1 % à 2 % du montant de l'offre ou du marché (5 % en cas de récidive dans les 12 mois). L'ARCOP publie la liste des entreprises défaillantes : celles qui, dans les 10 dernières années pour les travaux et les 3 dernières années pour les autres marchés, ont mal ou tardivement exécuté ou dont le marché a été résilié à leurs torts exclusifs. Elles sont exclues des demandes de cotations, consultations, appels d'offres restreints et ententes directes, et un acheteur peut rejeter leurs offres pendant 3 ans après une résiliation pour défaillance (art. 2, 193 et 213).[2]source non officielle
• La loi prévoit aussi des peines pénales : corruption (pour celui qui propose un avantage à un agent public : 2 à 5 ans de prison, amende égale au double des avantages promis et interdiction de soumissionner pendant 2 à 5 ans ; pour l'agent public qui le reçoit : 2 à 5 ans et amende égale au triple de l'avantage), fraude (6 mois à 1 an et 1 à 10 millions F CFA), entente (2 mois à 1 an et 1 à 5 millions F CFA), fractionnement des marchés (6 mois à 1 an et 1 à 10 millions F CFA) (art. 60).[1]

La vérification de la veille

Imprimez cette liste. Faites-la avec une seconde personne, une qui n'a pas monté l'offre si possible, et avec le dossier ouvert à côté. Prévoyez le temps de corriger.

1. 1

   Le dossier à jour

   Vous avez la dernière version et tous les additifs. La date, l'heure et le lieu du dépôt sont vérifiés une dernière fois, en heure locale.

2. 2

   Les pièces administratives

   Chaque pièce de la liste est présente, en original ou en copie certifiée comme demandé, valable à la date limite. En groupement, pour chaque membre, avec le pouvoir du mandataire.

3. 3

   La caution

   L'original est là. Montant, devise, validité, bénéficiaire, référence et lot sont corrects, et le texte est celui du modèle.

4. 4

   L'offre technique

   Chaque critère de la grille a sa réponse, dans l'ordre demandé. Chaque référence a sa preuve, chaque CV sa signature si le dossier la demande, et le délai du planning est celui du dossier.

5. 5

   L'offre financière

   Aucune ligne n'est vide. Les totaux sont recalculés. Le montant de la lettre égale celui du devis, en chiffres et en lettres. La base HT ou TTC, la devise et la durée de validité sont celles du dossier.

6. 6

   Signatures et paraphes

   Toutes les signatures et tous les paraphes demandés sont là, de la main d'une personne habilitée, avec le cachet si le dossier le demande. Les pages sont numérotées.

7. 7

   Les copies

   Le bon nombre de copies, chacune marquée, et identique à l'original.

8. 8

   Les enveloppes

   Chaque enveloppe porte exactement les mentions demandées. Le prix se trouve uniquement là où il doit être. L'enveloppe extérieure reste anonyme si c'est exigé.

9. 9

   Le dépôt

   Le porteur, son transport, sa pièce d'identité et le plan d'accès sont prévus, avec une marge large. Sur un portail : compte vérifié, fichiers testés, version finale téléversée, confirmation reçue.

10. 10

    La copie pour vous

    Vous gardez une copie complète de l'offre, y compris la caution. Elle vous servira si la commission vous pose une question, et pour préparer la suite du marché.