Rédiger une offre technique qui passe

L'offre technique montre que vous savez faire ce que l'acheteur demande et que vous en avez les moyens. Une commission ne lit pas votre offre comme un client lit une plaquette. Elle la compare, point par point, avec une grille. Votre objectif n'est pas d'écrire un beau texte, mais de lui rendre facile de vous donner chaque point, ou de vous déclarer conforme.

La grille d'abord

Avant d'écrire une ligne, ouvrez le dossier d'appel d'offres et trouvez la section sur l'évaluation. Il y a deux cas :

• Conforme ou non. Fréquent pour les travaux et les fournitures. Chaque exigence est vérifiée, et un seul manque sérieux peut éliminer l'offre.
• Une note. Fréquent pour les prestations intellectuelles, et parfois pour les autres marchés. Chaque critère rapporte des points, avec en général une note minimale à atteindre.

Dans les deux cas, la règle est la même :

• Répondez dans l'ordre de la grille. Si elle commence par l'expérience, votre offre commence par l'expérience. Votre plan type n'a aucune importance ici.
• Reprenez ses mots. Si le dossier parle de « marchés similaires », n'écrivez pas « réalisations ». Un correcteur qui lit de nombreuses offres cherche ses propres mots.
• Donnez du volume selon le poids. Un critère qui pèse lourd mérite plus de travail qu'un critère mineur.
• Lisez ce qui élimine. Les critères éliminatoires passent avant tout. Une belle méthodologie ne rattrape pas une référence manquante.

La matrice de conformité

C'est le tableau le plus utile de votre préparation. Listez chaque exigence du dossier, où vous y répondez, et avec quelle preuve. Il sert d'abord de contrôle interne : une ligne vide est un trou dans l'offre. Si le dossier ne l'interdit pas, joignez-le aussi au début de l'offre, car il aide le correcteur.

Voici un exemple fictif :

Exigence du dossier	Où dans l'offre	Preuve jointe	État
Deux marchés similaires	Section 2, page 8	Attestations de bonne exécution	Prêt
Conducteur de travaux expérimenté	Section 3, page 14	CV signé et diplôme	Diplôme à copier
Camion benne	Section 4, page 18	Contrat de location	À signer
Planning dans le délai demandé	Section 5, page 21	Planning joint	Prêt

Les références

Ce qui compte comme « similaire ». Le dossier le définit, en général par la nature, le montant et parfois la période ou la complexité. Lisez cette définition mot à mot. Un petit marché n'est pas similaire à un marché dix fois plus grand, même si le métier est le même. Une référence ancienne peut être hors de la période demandée.

Ce qui prouve une référence. Une ligne dans votre liste ne prouve rien. La commission attend une pièce du client :

• L'attestation de bonne exécution, signée par le client, qui dit ce qui a été fait, quand, pour quel montant et avec quel résultat. C'est la preuve la plus forte.
• Le procès-verbal de réception, qui prouve que le travail a été accepté.
• Le contrat ou le bon de commande, qui prouve l'engagement, mais pas la réalisation. Il sert en complément, et rarement seul, sauf si le dossier l'accepte.

Présentez chaque référence de la même façon : client et contact, objet, montant, dates, votre rôle et votre part si vous étiez en groupement. Une commission peut appeler le client. Le contact doit répondre, et il doit se souvenir de vous.

Si vous avez peu de références. Choisissez-en moins, mais les plus proches, et prouvez-les bien. Faites valoir les marchés privés avec attestation du client, et vos sous-traitances avec une attestation de l'entreprise principale, si le dossier les accepte. Attention à l'expérience du dirigeant acquise chez un ancien employeur : elle montre sa compétence dans son CV, mais elle n'est pas une référence de l'entreprise. Demandez une attestation à la fin de chaque marché, même petit : six mois plus tard, le signataire aura peut-être changé de poste.

Le personnel et le matériel

Le personnel. Remplissez le modèle de CV du dossier s'il y en a un. Faites-le signer et dater par la personne, et joignez les diplômes demandés. La commission compare la formation, les années d'expérience et les postes similaires avec le profil demandé. Elle remarque aussi qu'une même personne figure sur un autre chantier aux mêmes dates, ou qu'un CV contredit un diplôme. Ne proposez que des personnes qui ont donné leur accord et qui seront disponibles. Une personne présentée sans son accord et absente au démarrage peut vous coûter le marché.

Le matériel. Le dossier distingue souvent ce que vous possédez de ce que vous louez. Joignez des preuves : cartes grises, factures d'achat, contrats de location, ou promesses de location quand elles sont acceptées. Vérifiez que les papiers sont à votre nom ou à celui de votre partenaire, et que les dates tiennent. Une simple liste sans preuve n'est pas retenue par beaucoup de commissions.

La méthode et le planning

La méthode. Montrez que vous avez lu ce marché, et pas un autre. Parlez du site, des difficultés que vous avez repérées et de la façon dont vous les réglez. Dites qui fait quoi, dans quel ordre, avec quels contrôles de qualité, et comment vous gérez la sécurité et l'environnement si le dossier les note.

Le planning. Il doit tenir dans le délai du dossier, en partant de l'ordre de service ou du point de départ qu'il indique. Il doit aussi être cohérent avec le reste de l'offre : le matériel présent quand il le faut, le personnel disponible, les délais d'approvisionnement, la saison des pluies, le passage en douane. Un planning qui dépasse le délai demandé peut suffire à éliminer l'offre, et une commission se méfie aussi d'un planning trop parfait pour être vrai.

La qualité du dossier

Une offre difficile à lire perd des points, et elle cache des preuves que le correcteur ne trouve pas.

• Sommaire et onglets. Suivez l'ordre demandé par le dossier. Mettez une table des matières et des séparateurs.
• Pagination. Numérotez toutes les pages, y compris les annexes. Si le dossier demande une numérotation particulière, respectez-la.
• Signatures et paraphes. Signez là où le dossier l'exige, et paraphez chaque page si c'est demandé. Le signataire doit avoir le pouvoir d'engager l'entreprise : joignez son pouvoir si ce n'est pas le gérant.
• Formulaires tels quels. Utilisez les modèles du dossier. N'en changez ni la structure ni les phrases. Remplissez toutes les cases et écrivez « sans objet » plutôt que de laisser un blanc.
• Original et copies. Assurez-vous qu'ils sont identiques. Le dossier dit en général lequel prévaut.

Les variantes

Une variante est une autre solution technique que celle demandée. Ne la proposez que si les données particulières du dossier l'autorisent, et dans la forme prévue. Dans ce cas, il faut presque toujours déposer aussi l'offre de base. Au mieux, une variante non autorisée est ignorée. Au pire, elle entraîne le rejet de l'offre.

Le texte générique

Une partie de votre texte reviendra d'une offre à l'autre, et c'est normal. Le problème est un texte qui ne parle pas de ce marché. Les correcteurs le voient vite, et une note de méthodologie générale ne rapporte pas grand-chose. Le pire est le copier-coller mal relu : le nom d'un autre acheteur, un autre site, un autre délai. Cela fait douter de tout le reste. Avant de déposer, cherchez dans le fichier les noms de vos anciens marchés.

N'utilisez pas non plus le texte d'une autre entreprise. Deux offres aux passages identiques peuvent faire soupçonner une entente.

Si votre entreprise est petite ou jeune

Un historique limité n'est pas toujours un arrêt. Il y a trois façons honnêtes de le compenser :

• Le groupement. Associez-vous à une entreprise qui apporte les références ou le chiffre d'affaires qui vous manquent. Vous gagnez en capacité, et aussi une référence commune pour la suite. Chacun engage sa responsabilité : voir Groupement et sous-traitance.
• Le sous-traitant spécialisé. Pour une partie spécialisée, un sous-traitant déclaré peut apporter le savoir-faire. Le dossier dit si son expérience compte, et jusqu'où.
• Le lot plus petit. Visez les lots ou les marchés où vos références sont vraiment similaires. Une offre solide sur un petit lot vaut mieux qu'une offre fragile sur un grand, et elle vous donne une attestation de plus.

Et ensuite

L'offre technique dit ce que vous ferez. L'offre financière dit à quel prix : voir Chiffrer son offre financière. Avant le dépôt, relisez Les erreurs qui éliminent.