Les types de procédures : ouvert, restreint, cotation, gré à gré, AMI (Burkina Faso)

La procédure est la façon dont l'acheteur met les entreprises en concurrence. Elle dit si vous pouvez répondre, ce que vous remettez et le temps dont vous disposez. Le nom exact change d'un pays et d'un bailleur à l'autre, mais les mécanismes sont les mêmes. L'avis ou le dossier d'appel d'offres indique toujours laquelle s'applique.

Appel d'offres ouvert

Ce que c'est. L'acheteur publie un avis, et toute entreprise qui remplit les conditions peut répondre. C'est la règle pour les marchés d'un certain montant et le cas que décrit l'essentiel de ce guide.

National ou international. Un appel d'offres national vise surtout les entreprises du pays et se publie dans le pays. Un appel d'offres international se publie plus largement et suppose une concurrence étrangère. Cela ne vous en exclut pas : une entreprise locale peut y répondre si elle remplit les critères, mais ils sont souvent plus élevés et le dossier peut être en anglais. À l'inverse, un avis national peut rester ouvert aux étrangers, surtout quand un bailleur le finance.

Ce que vous remettez. Les pièces administratives, l'offre technique, l'offre financière et la caution de soumission si elle est demandée.

Le piège. Croire qu'« ouvert » veut dire « accessible à tous ». Le dossier peut exiger un chiffre d'affaires, des références ou du matériel hors de votre portée. Lisez les critères avant de commencer.

Pour une petite entreprise. Regardez d'abord les lots, c'est-à-dire les parties du marché que l'acheteur met en concurrence séparément. Chaque lot s'évalue à part, et vous pouvez souvent répondre à un seul, aux exigences plus modestes. Si vous répondez à plusieurs, le dossier peut exiger que votre capacité couvre leur somme. Sinon, voyez Groupement et sous-traitance.

Appel d'offres restreint et présélection

Ce que c'est. Seules les entreprises invitées par l'acheteur peuvent remettre une offre. Le mot « restreint » recouvre deux situations : soit l'acheteur a d'abord publié un avis de présélection et retenu les candidats qualifiés, soit il invite directement des entreprises qu'il connaît, là où la règle le permet.

Qui peut répondre. À la présélection, toute entreprise intéressée. Ensuite, seulement celles qui ont été retenues.

Ce que vous remettez. D'abord un dossier de qualification, sans prix : situation juridique, chiffres d'affaires, marchés similaires, moyens. Ensuite, si vous êtes retenu, une offre complète.

Le piège. Prendre la présélection à la légère. Si vous n'y êtes pas, vous ne verrez pas passer la suite. Autre piège : la situation déclarée à la présélection doit rester vraie au moment de l'offre, et le dossier peut demander de le confirmer.

Pour une petite entreprise. Répondez aux avis de présélection de votre secteur, même si le marché paraît loin : c'est une façon d'être connu. Si la procédure se fait sans avis public, seule votre réputation auprès de l'acheteur peut vous faire inviter.

Cotation et demande de prix

Ce que c'est. Pour les petits montants, l'acheteur demande des prix à quelques fournisseurs et choisit, le plus souvent, le moins cher qui soit conforme. On parle selon les pays de cotation, de demande de cotation, de demande de prix ou de demande de renseignements et de prix.

Qui peut répondre. Les entreprises consultées et, quand un avis est publié, toutes celles qui remplissent les conditions.

Ce que vous remettez. Un dossier léger : un devis signé, la fiche technique du produit ou de la prestation et quelques pièces administratives. Les conditions de livraison comptent autant que le prix.

Le piège. Les délais sont courts, parfois quelques jours. Sans attestations à jour, vous êtes éliminé avant même de chiffrer. Un devis oublié dans une boîte de réception vaut un refus.

Pour une petite entreprise. C'est souvent la meilleure porte d'entrée : petits montants, peu de formalités et des premières références. Mais on ne reçoit une demande que si l'acheteur vous connaît. Inscrivez-vous sur les listes de fournisseurs quand il y en a, présentez votre activité aux services des achats des acheteurs de votre région, et gardez une offre type avec vos prix à jour pour répondre vite. Chez les agences internationales, l'équivalent est le RFQ : voyez la page Nations Unies.

Gré à gré

Ce que c'est. L'acheteur traite directement avec une entreprise, sans concurrence ou presque. On l'appelle aussi entente directe ou marché négocié selon les pays. C'est l'exception, réservée à des cas définis : urgence réelle, droit exclusif, prestation qu'un seul fournisseur peut assurer. Elle demande le plus souvent une autorisation.

Qui peut répondre. Personne : il n'y a rien à quoi répondre. Vous ne pouvez pas présenter de candidature à un gré à gré.

Ce que vous remettez. Si l'acheteur vous sollicite, une offre et des justificatifs, puis une négociation.

Le piège. L'intermédiaire qui vous propose d'« arranger » un gré à gré contre une commission. C'est de la corruption : vous risquez l'exclusion des marchés publics et des poursuites, et vous n'avez aucune garantie de résultat.

Pour une petite entreprise. Il y a des façons honnêtes d'être pris en considération. Faites connaître vos capacités rares, comme une représentation exclusive, un agrément ou une présence dans une région difficile. Tenez à jour une page d'entreprise claire. Répondez bien aux petites consultations, car un acheteur rappelle les fournisseurs qui ont bien livré. Et un gré à gré attribué à une autre entreprise peut vous ouvrir de la sous-traitance.

Avis à manifestation d'intérêt (AMI)

Ce que c'est. L'acheteur publie un AMI pour repérer des candidats avant de lancer sa consultation. Vous ne soumissionnez pas encore : vous montrez vos références pour être retenu sur une liste. C'est la voie normale pour les consultants, mais il arrive qu'un acheteur l'utilise aussi pour les travaux ou les fournitures.

Qui peut répondre. Tout cabinet, bureau d'études ou consultant qui entre dans le champ de l'avis, seul ou associé si l'avis l'autorise.

Ce que vous remettez. Une lettre, une présentation de l'entreprise et surtout des missions similaires décrites et prouvées : client, objet, période, montant, votre rôle. Pas de prix, et en général pas encore de méthodologie. L'avis dit si des CV sont demandés.

Comment fonctionne la liste restreinte. L'acheteur note les expériences à partir des critères de l'avis et retient les mieux placés, en nombre limité. Eux seuls reçoivent la demande de propositions, où viennent la méthodologie, les experts et le prix. C'est décrit dans Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.

Le piège. Envoyer une brochure générale. Le lecteur cherche des missions qui ressemblent à celle de l'avis. Présentez d'abord les plus proches, et utilisez les mots de l'avis. Ne joignez pas de prix.

Pour une petite entreprise. Si vos références sont insuffisantes, associez-vous à un cabinet qui a celles qui manquent. Faites-le dès la manifestation d'intérêt, car changer ensuite la composition de l'équipe est souvent encadré.

Appel d'offres en deux étapes

Ce que c'est. Pour un achat complexe, dont l'acheteur ne peut pas encore tout spécifier, il demande d'abord des propositions techniques sans prix, en discute avec les candidats et précise son besoin. Il demande ensuite des offres finales avec prix.

Qui peut répondre. Les entreprises admises à la première étape, à laquelle l'avis invite en général.

Ce que vous remettez. Une proposition technique sans prix, puis une offre technique révisée et une offre financière.

Le piège. Confondre avec les deux enveloppes. Deux enveloppes, c'est une offre technique et une offre financière remises le même jour et ouvertes séparément. Ici, ce sont deux remises à des moments différents. Autre piège : indiquer un prix à la première étape.

Pour une petite entreprise. La procédure est longue et coûteuse, et rarement à votre portée seul. L'accès passe plutôt par un partenariat avec un grand candidat, comme spécialiste ou sous-traitant.

Accord-cadre et marché à commandes

Ce que c'est. L'acheteur choisit un ou plusieurs fournisseurs pour une période donnée, avec des prix ou des conditions fixés d'avance, puis passe commande selon ses besoins. Les noms varient : accord-cadre, marché à commandes, marché de clientèle, ou contrat à long terme chez les organismes internationaux.

Qui peut répondre. Selon la procédure de départ, le plus souvent un appel d'offres. S'il y a plusieurs titulaires, ils sont parfois remis en concurrence à chaque commande.

Ce que vous remettez. Une offre classique, avec des prix unitaires qui vous engagent pendant toute la durée.

Le piège. Lire le montant maximum comme un chiffre d'affaires garanti. L'acheteur peut commander bien moins, et le dossier fixe parfois un minimum, parfois rien. Vérifiez aussi si vos prix peuvent être révisés : un prix bloqué et un coût qui monte, cela se paie sur toute la période.

Pour une petite entreprise. Les commandes régulières sont précieuses, mais elles demandent du stock, une trésorerie et la capacité de livrer vite à chaque commande. Calculez ce que vous pouvez tenir au volume le plus élevé.

Dans votre pays

Voici les procédures de votre pays, sous leurs noms locaux, avec les cas où chacune s'utilise.

Appel d'offres ouvert (AOO), direct, en deux étapes ou précédé d'une pré-qualification

Procédure de droit commun pour les travaux, fournitures et services courants (art. 63). Elle est obligatoire à partir de 150 millions F CFA TTC pour les travaux et 100 millions pour les fournitures et services courants (200 et 150 millions pour les sociétés d'État). Tout candidat non exclu peut soumissionner. Le marché va, sans négociation, à l'offre conforme évaluée la moins disante. La variante en deux étapes et la pré-qualification sont réservées aux marchés complexes ou très techniques. La variante accélérée (« appel d'offres ouvert accéléré ») existe en cas d'urgence motivée.[2]source non officielle

Délai minimum : 30 jours minimum entre la première parution de l'avis et le dépôt des offres (45 jours si le montant atteint le seuil communautaire UEMOA, 60 pour un concours d'architecture), 7 jours de moins si l'avis et le dossier sont diffusés par voie électronique au format UEMOA. En cas d'urgence motivée autorisée par l'ordonnateur, le délai peut descendre entre 7 et 15 jours (30 jours au-dessus du seuil communautaire). Art. 95 à 97.[2]source non officielle

Pour vous : Trente jours passent vite quand il faut réunir la garantie de soumission, les attestations fiscales et sociales et les références. Préparez ces pièces avant l'avis, en lisant le plan de passation de l'acheteur.

Appel d'offres restreint (consultation restreinte pour les prestations intellectuelles)

Procédure exceptionnelle, motivée et autorisée à l'avance (ministre ou président d'institution après avis de la DGCMEF, ou organe délibérant pour les collectivités et établissements). Cas prévus : biens ou services spécialisés disponibles chez peu de fournisseurs, biens de production locale ou artisanale. Au moins trois candidats sont invités (deux s'il n'y en a pas davantage dans le domaine). Art. 78.[2]source non officielle

Pour vous : On n'y entre que sur invitation, selon vos références techniques. Pour être invité, faites-vous connaître des acheteurs de votre secteur et gardez vos références à jour. Les entreprises inscrites sur la liste des entreprises défaillantes sont exclues.

Demande de prix (DP) et demande de cotations (formelle ou non formelle)

La demande de prix est une mise en concurrence accélérée, publiée dans la revue, pour les montants entre le seuil de la cotation et celui de l'appel d'offres (de 20 millions à moins de 150 millions pour les travaux d'un ministère, de 10 millions pour une collectivité ou un établissement public). La demande de cotations est envoyée à au moins trois prestataires de la base de données fournisseurs de l'acheteur, par rotation : formelle de 1 million jusqu'à 10 ou 20 millions F CFA TTC, non formelle en dessous de 1 million. Art. 6, 75 à 77.[2]source non officielle

Délai minimum : Demande de prix : 10 jours minimum à partir de la publication de l'avis. Demande de cotations formelle : 3 jours minimum à partir de la réception de la lettre d'invitation. Art. 75 et 76.[2]source non officielle

Pour vous : C'est la porte d'entrée la plus réaliste pour une petite entreprise, mais ces marchés sont souvent réservés aux entreprises burkinabè et de l'UEMOA (art. 40). Pour recevoir des demandes de cotations, il faut être dans la base de données fournisseurs de l'acheteur, où l'on ne peut s'inscrire que dans trois domaines au plus. Un acheteur ne peut en principe consulter la même entreprise qu'une fois par an.

Entente directe

Procédure exceptionnelle : extrême urgence, catastrophe naturelle, brevet ou droits exclusifs, prestataire imposé pour des raisons techniques ou artistiques, prix réglementés, matériel roulant jusqu'à 250 millions F CFA TTC, et prestations spécifiques fixées par arrêté. Autorisation du ministre sous 500 millions, du Conseil des ministres à partir de 500 millions pour l'administration centrale, après avis de la DGCMEF. Art. 79 à 81.[2]source non officielle

Pour vous : Le prestataire accepte un contrôle de prix et doit fournir ses comptes. Les entreprises défaillantes sont exclues. Un avis public n'existe pas : seuls les acheteurs que vous démarchez vous mènent là.

Avis à manifestation d'intérêt, demande de propositions, demande de propositions allégée, consultation de consultants

Pour les prestations intellectuelles (études, conseil, contrôle). À partir de 60 millions F CFA TTC : demande de propositions précédée d'un avis à manifestation d'intérêt, avec une liste restreinte de six consultants au plus. De 10 ou 20 millions à moins de 60 millions : demande de propositions allégée, trois consultants présélectionnés. En dessous de 10 ou 20 millions : consultation d'au moins trois consultants. Les consultants individuels sont recrutés par avis à manifestation d'intérêt quel que soit le montant, et on ne met jamais en concurrence cabinets et individuels. Art. 6, 68 à 74.[2]source non officielle

Délai minimum : Manifestations d'intérêt (demande de propositions allégée et consultants individuels) : 10 jours minimum à compter de l'avis. Remise des propositions après présélection (demande de propositions allégée) : 10 jours minimum. Consultation de consultants : 5 jours minimum après la lettre d'invitation. Art. 71, 73 et 74.[2]source non officielle

Pour vous : Tout se joue sur la manifestation d'intérêt : lettre, références similaires, agrément technique valide. Pas de garantie de soumission pour les prestations intellectuelles, et les propositions techniques sont notées avant l'ouverture des prix. Les consultants qui ont préparé le dossier de l'appel ne peuvent pas soumissionner.

Appel d'offres ouvert en deux étapes

Pour un marché d'une grande complexité, ou quand l'acheteur choisit sur des critères de performance plutôt que sur des spécifications détaillées. D'abord des propositions techniques sans prix, puis des offres définitives avec prix pour les candidats qualifiés. L'acheteur doit motiver son choix et obtenir l'autorisation de la DGCMEF. Art. 66.[2]source non officielle

Pour vous : La première étape se fait sans prix. Gardez votre prix pour la seconde étape.

Accord-cadre, marché à commandes, marché de clientèle

L'accord-cadre (quatre ans au plus) peut avoir un ou plusieurs titulaires, au moins trois dans ce dernier cas, et chaque besoin donne lieu à un marché subséquent mis en concurrence. Le marché à commandes couvre des besoins courants dont on ignore la quantité exacte (un an renouvelable une fois, avec un minimum et un maximum). Le marché de clientèle porte sur des services courants (un an renouvelable deux fois). Art. 139 à 144.[2]source non officielle

Pour vous : Dans un marché à commandes, l'acheteur ne s'engage que sur le minimum, mais votre garantie de bonne exécution se calcule sur le maximum. Une offre déséquilibrée y est rejetée, ce qui vous interdit de gonfler certains prix et d'en sacrifier d'autres.

Dialogue compétitif

Réservé aux marchés complexes et innovants, quand l'acheteur ne peut pas définir seul les spécifications techniques ou le montage juridique et financier. Autorisation préalable de la DGCMEF. Deux à six candidats admis, trois phases, offres finales avec 30 jours au moins. Art. 163.[2]source non officielle

Pour vous : Rare dans la pratique. Votre idée reste confidentielle : l'acheteur ne peut pas la révéler aux autres candidats sans votre accord.

Partenariat public-privé (PPP)

La loi 2024 couvre le contrôle et la régulation des PPP, mais leur passation et leur exécution relèvent de textes spécifiques (art. 2). Le décret 2024-1748 ne traite que les marchés publics. Les règles propres aux PPP n'ont pas été lues.[1]

Pour vous : Si un avis parle de PPP ou de concession, ne comptez pas sur les seuils et délais ci-dessus. Demandez les règles à l'acheteur avant de vous engager.

Le choix de la procédure dépend souvent du montant estimé. Les seuils ci-dessous le fixent quand le code national s'applique. Un bailleur ou un organisme international a les siens.

Acheteur	Marché	Montant	Effet
Tous les acheteurs	Tous	Moins de 1 000 000 F CFA TTC	Demande de cotations non formelle : l'acheteur consulte au moins trois prestataires qualifiés et retient la moins disante, sur facture pro forma. Vaut pour travaux, fournitures et services courants.[2]source non officielle
Établissements publics de l'État et collectivités territoriales sans statut particulier	Tous	De 1 000 000 à moins de 10 000 000 F CFA TTC	Demande de cotations formelle (au moins trois prestataires de la base de données fournisseurs). Vaut pour travaux, fournitures et services courants.[2]source non officielle
Autres autorités contractantes (ministères, institutions, sociétés d'État, etc.)	Tous	De 1 000 000 à moins de 20 000 000 F CFA TTC	Demande de cotations formelle. Vaut pour travaux, fournitures et services courants.[2]source non officielle
Établissements publics de l'État et collectivités sans statut particulier	Travaux	De 10 000 000 à moins de 150 000 000 F CFA TTC	Demande de prix.[2]source non officielle
Ministères, institutions, autorités administratives indépendantes, collectivités à statut particulier, autres organismes publics (hors sociétés d'État)	Travaux	De 20 000 000 à moins de 150 000 000 F CFA TTC	Demande de prix.[2]source non officielle
Sociétés d'État	Travaux	De 20 000 000 à moins de 200 000 000 F CFA TTC	Demande de prix.[2]source non officielle
Établissements publics de l'État et collectivités sans statut particulier	Fournitures	De 10 000 000 à moins de 100 000 000 F CFA TTC (fournitures et services courants)	Demande de prix.[2]source non officielle
Ministères, institutions, autorités administratives indépendantes, collectivités à statut particulier, autres organismes publics (hors sociétés d'État)	Fournitures	De 20 000 000 à moins de 100 000 000 F CFA TTC (fournitures et services courants)	Demande de prix.[2]source non officielle
Sociétés d'État	Fournitures	De 20 000 000 à moins de 150 000 000 F CFA TTC (fournitures et services courants)	Demande de prix.[2]source non officielle
Ministères, institutions, autorités indépendantes, établissements publics de l'État, collectivités et autres organismes publics (hors sociétés d'État)	Travaux	150 000 000 F CFA TTC et plus	Appel d'offres obligatoire.[2]source non officielle
Sociétés d'État	Travaux	200 000 000 F CFA TTC et plus	Appel d'offres obligatoire.[2]source non officielle
Ministères, institutions, autorités indépendantes, établissements publics de l'État, collectivités et autres organismes publics (hors sociétés d'État)	Fournitures	100 000 000 F CFA TTC et plus (fournitures et services courants)	Appel d'offres obligatoire.[2]source non officielle
Sociétés d'État	Fournitures	150 000 000 F CFA TTC et plus (fournitures et services courants)	Appel d'offres obligatoire.[2]source non officielle
Établissements publics de l'État et collectivités sans statut particulier	Prestations intellectuelles	Moins de 10 000 000 F CFA TTC	Consultation de consultants (au moins trois consultants invités).[2]source non officielle
Autres autorités contractantes	Prestations intellectuelles	Moins de 20 000 000 F CFA TTC	Consultation de consultants.[2]source non officielle
Tous les acheteurs	Prestations intellectuelles	Du seuil de consultation (10 ou 20 millions) à moins de 60 000 000 F CFA TTC	Demande de propositions allégée.[2]source non officielle
Tous les acheteurs	Prestations intellectuelles	60 000 000 F CFA TTC et plus	Demande de propositions complète, avec avis à manifestation d'intérêt.[2]source non officielle
Administration centrale	Tous	Entente directe : moins de 500 000 000 F CFA TTC	Autorisation du ministre ou du président d'institution après avis de la DGCMEF. À partir de 500 millions, autorisation préalable du Conseil des ministres.[2]source non officielle

Un acheteur n'a pas le droit de découper un besoin en petits achats pour rester sous un seuil et éviter une procédure plus exigeante : c'est le fractionnement. Il ne faut pas le confondre avec les lots, qui sont légitimes et publiés dans un même avis. Si la règle de fractionnement vous semble contournée sur un marché, voyez Contester une décision.

Et ensuite

La procédure dit comment l'acheteur met en concurrence, et le type de marché dit ce que vous devez prouver : voir Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.

Les types de procédures : ouvert, restreint, cotation, gré à gré, AMI