Lire un avis et un dossier d'appel d'offres

L'avis vous dit qu'un marché existe. Le dossier d'appel d'offres, ou DAO, vous dit ce qu'il faut faire pour le gagner. Avec une méthode, une heure suffit pour lire l'essentiel et décider si l'offre vaut le travail. Ne commencez aucune rédaction avant cette lecture : une semaine de travail peut tomber sur un critère que vous auriez pu voir dès le premier jour.

L'avis, champ par champ

Champ	Ce qu'il vous dit	Ce que vous en faites
Référence	Le numéro de l'avis	Vous le citez sur tout : enveloppes, courriers, caution
Acheteur	Qui achète, et le destinataire de l'offre	Vous vérifiez la bonne entité, surtout pour un grand ministère à plusieurs services
Financement	Budget public ou bailleur	Vous en déduisez les règles applicables
Objet	Ce qui est acheté	Vous vérifiez que c'est votre métier, et le type de marché
Lots	Les parties du marché, évaluées séparément	Vous repérez ceux qui sont à votre taille, et si le nombre de lots gagnés est limité
Retrait du dossier et prix	Où l'obtenir et ce qu'il coûte	Vous gardez le reçu : il est parfois exigé pour déposer, et le prix n'est en général pas remboursé
Caution	La garantie à joindre, son montant et sa durée	Vous appelez votre banque le jour même : voir Cautions et garanties
Date limite	Le jour et l'heure de dépôt	Vous l'inscrivez, avec le fuseau horaire pour un organisme international
Ouverture des plis	Le lieu et l'heure de la séance	Vous prévoyez d'y assister si c'est possible
Contact	L'adresse pour les questions	Vous l'utilisez pour tout échange écrit

Ce que les avis omettent souvent

Beaucoup d'avis sont incomplets : pas de montant estimé, pas de critères de qualification, pas de mode de dépôt précis, parfois pas de contact. Ce silence ne veut pas dire qu'il n'y a pas d'exigence. Un avis sans caution annoncée peut très bien cacher une caution dans le dossier. Une seule réponse : obtenez le dossier, ou écrivez à l'acheteur, avant de décider.

Les parties du dossier

La présentation varie selon le pays et le bailleur, mais on retrouve presque toujours ces éléments :

• Les instructions aux candidats. Les règles de la compétition, dans leur version générale, souvent reprises d'un modèle.
• Les données particulières. C'est le règlement particulier (RPAO), aussi appelé données particulières de l'appel d'offres (DPAO). Il contient ce qui est propre à ce marché : dates, montants, nombre de copies, adresse, mode de dépôt.
• Les critères de qualification. Ce que vous devez avoir déjà fait et avoir les moyens de faire. Ils sont souvent éliminatoires.
• La grille d'évaluation. Comment les offres seront jugées, conformité ou points.
• Les spécifications techniques ou termes de référence. Ce qui est demandé en détail. Pour les travaux, on trouve aussi les plans et le cahier des clauses techniques.
• Les formulaires. Lettre de soumission, modèle de caution, tableaux à remplir. Ils s'utilisent tels quels.
• Les clauses du contrat. Conditions générales et particulières : pénalités, avance, retenues, délais de paiement.

L'ordre de lecture pour une heure

Les durées sont indicatives. L'idée est de chercher d'abord ce qui peut vous arrêter.

1. 1

   Dix minutes : l'avis et les données particulières

   Notez la date limite, l'adresse, le mode de dépôt, la caution, le nombre de copies et les lots.

2. 2

   Quinze minutes : les critères de qualification et d'admission

   Pour chaque critère, écrivez oui, non, ou à vérifier, avec la preuve dont vous disposez. Un non qui reste non arrête la lecture.

3. 3

   Dix minutes : la grille d'évaluation

   Repérez ce qui rapporte des points, et ce qui élimine. Cela vous dit où mettre votre effort.

4. 4

   Dix minutes : les spécifications ou termes de référence

   Parcourez-les pour une seule question : savez-vous le faire, et dans le délai demandé ? Le détail viendra ensuite.

5. 5

   Dix minutes : les clauses du contrat

   Cherchez les pénalités de retard, l'avance, les retenues et le délai de paiement. Ils décident de votre trésorerie.

6. 6

   Cinq minutes : les formulaires

   Comptez-les et repérez ce qui demande une signature extérieure : banque, partenaire, fabricant.

Décider : y aller ou non

Répondez à ces cinq questions dans l'ordre. Une réponse négative aux trois premières vous arrête, sauf si vous pouvez la corriger, par exemple avec un partenaire.

1. 1

   Ai-je le droit de répondre ?

   Nationalité, forme juridique, activité, situation fiscale et sociale, absence d'exclusion. Vérifiez aussi que vous n'avez pas de lien avec l'acheteur ou avec celui qui a préparé le dossier, car un conflit d'intérêts peut vous écarter.

2. 2

   Est-ce que je remplis chaque critère éliminatoire le jour du dépôt ?

   Pas à peu près. Chiffre d'affaires, marchés similaires, matériel, personnel, agrément : avec une preuve, à la date demandée. Si un seul manque, cherchez un groupement ou un lot plus petit, ou renoncez.

3. 3

   Puis-je obtenir la caution à temps ?

   Demandez à votre banque, avant de commencer, si c'est possible, à quel coût et en combien de temps. Si la réponse est non, l'offre ne sera pas recevable.

4. 4

   Le temps suffit-il ?

   Comptez à l'envers à partir de la date limite. Ajoutez les attestations à renouveler, les devis, les signatures et le trajet.

5. 5

   Est-ce que cela en vaut la peine ?

   Estimez la marge possible, le coût de préparation, votre charge de travail actuelle, la distance, le délai de paiement et vos chances face aux concurrents probables. Un marché qui immobilise votre trésorerie pendant des mois peut vous coûter plus qu'il ne rapporte.

Poser des questions

Si le dossier est flou ou contradictoire, demandez un éclaircissement. C'est un droit prévu presque partout, et il vaut mieux poser la question que deviner.

• Comment. Par écrit, à l'adresse et sous la forme que le dossier indique. Une réponse donnée au téléphone ou dans un couloir ne vous protège pas. Citez la référence, la section et la page.
• Quand. Avant la date fixée par le dossier, qui tombe avant la date limite de dépôt. Une question envoyée trop tard reste sans réponse, sans que cela change la date limite.
• Pourquoi la réponse va à tous. Tous les candidats doivent concourir à égalité. L'acheteur diffuse donc la question et la réponse, en général sans nommer celui qui a posé la question. Vos concurrents la verront aussi : formulez-la de façon à ne pas révéler votre approche.

Si un critère vous paraît écrire le marché pour un seul fournisseur, l'éclaircissement est aussi le bon moment pour le dire. Voir Contester une décision.

Suivre les modifications

L'acheteur peut modifier le dossier par un additif, un document qui change officiellement une partie du dossier : une quantité, un critère, une date. L'additif fait partie du dossier et il s'impose à tous.

Et ensuite

Si la décision est d'y aller, commencez par ce qui prend le plus de temps : Les pièces administratives et Cautions et garanties. Vient ensuite l'offre technique.