Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt (Burkina Faso)

Une fois les plis ouverts, votre offre disparaît dans une commission, et vous n'entendez souvent plus rien pendant des semaines, parfois des mois. Ce silence est normal, mais votre travail ne s'arrête pas : la commission peut vous écrire à tout moment, et une réponse tardive peut vous éliminer. Voici ce qui se passe pendant ce temps, dans l'ordre, et ce que vous devez faire.

Ce que fait la commission, dans l'ordre

La commission d'évaluation applique la grille et les critères écrits dans le dossier d'appel d'offres, pas autre chose. L'ordre habituel est le suivant.

La conformité administrative
Les pièces demandées sont-elles là, valables, signées ? La caution est-elle conforme ? C'est ici que tombent les attestations expirées et les formulaires manquants. Dans certains dossiers, la commission accepte qu'une pièce non essentielle soit complétée après coup. Ne comptez pas là-dessus.
L'examen technique
Votre offre répond-elle à ce qui est demandé ? La commission vérifie les critères éliminatoires, les références, le personnel, le matériel et le planning, et elle attribue une note si le dossier en prévoit une. Souvent, une offre qui n'atteint pas le minimum technique n'est même pas ouverte côté prix.
L'examen financier
La commission refait les calculs, corrige les erreurs, ajuste les prix pour les rendre comparables, applique les préférences s'il y en a, et repère les offres anormalement basses.
Le classement et la vérification finale
Elle classe les offres et propose un attributaire. Certains dossiers prévoient à ce stade une vérification plus poussée de l'entreprise la mieux classée : capacités financières, références, parfois une visite. Si elle échoue, on passe à la suivante.

Après l'avis de la commission, l'attribution passe souvent par une validation : autorité de contrôle ou non-objection du bailleur, selon le marché. C'est l'une des raisons pour lesquelles le résultat peut tarder.

Moins-disant ou note pondérée

Le dossier dit laquelle de ces deux méthodes s'applique. Les travaux, fournitures et services courants utilisent le plus souvent la première, les prestations intellectuelles la seconde.

L'offre évaluée la moins-disante. Parmi les offres conformes aux exigences, le marché va à celle dont le prix évalué est le plus bas. Le prix évalué peut différer du prix lu : corrections d'erreurs, ajustements, préférences. Une note technique élevée ne rapporte rien de plus ici. Il suffit de passer le seuil.

La note pondérée. La commission note la qualité technique et le prix, puis elle les combine selon les poids écrits dans le dossier. La meilleure note combinée l'emporte, même si elle n'a pas le prix le plus bas. C'est le cas classique du marché de consultants, avec une enveloppe financière ouverte seulement pour ceux qui ont atteint la note technique minimale.

Après un classement de consultants, le contrat fait en général l'objet d'une négociation avec le premier classé. Sur un appel d'offres classique, la négociation du prix est le plus souvent interdite. Chez les entreprises privées et certaines organisations, elle peut au contraire être courante : voir Qui achète et quelles règles s'appliquent.

Si la commission vous écrit

La commission peut demander une précision : un document illisible, une date à confirmer, une référence à éclaircir. Cette demande se fait par écrit, et elle donne un délai, souvent très court.

Répondez tout de suite, et par écrit. Surveillez l'adresse électronique et le téléphone que vous avez donnés dans l'offre, y compris pendant vos déplacements. Une réponse tardive peut être traitée comme une absence de réponse.
Répondez seulement à ce qui est demandé. Vous éclaircissez votre offre, vous n'en écrivez pas une meilleure.
Vous ne pouvez pas changer votre prix, ni ce qui transformerait le fond de l'offre. La seule modification de prix habituelle est la correction d'une erreur de calcul par la commission.

N'essayez pas non plus de joindre les membres de la commission en privé. Toute tentative d'influence peut entraîner le rejet de votre offre, et des sanctions plus lourdes.

Préférences et offres anormalement basses

Certaines règles accordent une préférence, par exemple aux entreprises nationales, régionales ou locales, ou aux PME. Elle prend souvent la forme d'une marge appliquée uniquement dans la comparaison : le prix du concurrent étranger est majoré pour le calcul, et le marché est ensuite signé à votre prix réel. Si vous y avez droit, joignez ce que le dossier demande pour le prouver, car elle n'est pas toujours appliquée d'office.

Si votre prix paraît anormalement bas, la commission peut vous demander de le justifier. Préparez vos devis et votre sous-détail : voir Chiffrer son offre financière.

La règle au Burkina Faso

Évaluation des offres

Une sous-commission technique analyse les offres en suivant uniquement les critères du dossier. Elle vérifie d'abord la signature, la garantie et les pièces administratives, puis la conformité technique, puis calcule le prix corrigé. Le montant lu à l'ouverture sert à comparer. Les erreurs arithmétiques sont corrigées : si le prix corrigé dépasse celui de la lettre de soumission, c'est la lettre qui prévaut et le soumissionnaire doit s'y conformer, sinon on passe au suivant. L'offre retenue est la conforme évaluée la moins disante, sans négociation, après vérification des qualifications du soumissionnaire (art. 106 à 113).[2]source non officielle
L'absence ou l'invalidité d'une pièce administrative n'est pas un motif de rejet immédiat : le soumissionnaire est invité à la fournir dans un délai compatible avec les travaux de la commission. Mais avant l'attribution, une pièce encore manquante ou non valide entraîne l'élimination de l'offre. La DGCMEF vérifie la validité des attestations de l'attributaire avant la publication des résultats (art. 109).[2]source non officielle
Une offre est anormalement basse si elle est inférieure de plus de 15 % à une moyenne pondérée du montant prévisionnel et de la moyenne des offres conformes. Les offres comprises dans la marge de 5 % sous ce seuil doivent confirmer leur prix par écrit, sous peine de rejet, et subissent une garantie de bonne exécution plus élevée. En dessous de la marge de tolérance, l'offre est rejetée. La formule ne s'applique pas aux prestations intellectuelles (art. 115).[2]source non officielle
Pour les prestations intellectuelles, les propositions techniques sont notées sur l'expérience, la méthodologie, la qualité du personnel clé, le transfert de connaissances, la part de nationaux dans le personnel clé et la prise en compte du social et de l'environnement. Sous la note technique minimale, la proposition est rejetée. La méthode (qualité et coût, budget déterminé, moindre coût, qualité seule) est indiquée dans le dossier. Le consultant retenu négocie sans que la négociation puisse porter sur les prix unitaires des honoraires (art. 70, 125 à 130).[2]source non officielle

Préférences et PME

Marchés réservés aux PME : chaque acheteur réserve chaque année au moins 15 % de la valeur prévue de ses marchés aux PME (au moins 5 % pour les microentreprises, 5 % pour les petites, 5 % pour les moyennes), et au moins 5 % de plus aux entreprises burkinabè dirigées par des femmes ou détenues à plus de 50 % par des jeunes burkinabè ou des personnes handicapées. L'avis précise quels marchés ou lots sont réservés à l'un de ces groupes (art. 57). La définition de la PME renvoie à une réglementation distincte.[2]source non officielle
Marges de préférence (si le dossier les prévoit et que l'accord de financement ne s'y oppose pas), exprimées en pourcentage du montant de l'offre et cumulables : jusqu'à 10 % pour les entreprises communautaires sur les travaux (art. 119) ; jusqu'à 15 % pour les fournitures fabriquées dans l'UEMOA avec au moins 20 % de valeur ajoutée communautaire (art. 120) ; 5 % pour les entreprises installées dans le ressort d'une collectivité qui paie sur ses ressources propres (art. 121) ; 5 % pour les PME et artisans burkinabè ou communautaires (art. 122) ; jusqu'à 5 % si au moins 30 % du marché d'une collectivité est sous-traité à une PME ou à un artisan burkinabè (art. 123).[2]source non officielle
Chaque acheteur doit ajouter des exigences économiques, sociales ou environnementales au-delà du minimum légal dans au moins 25 % de ses marchés, et d'autres exigences sociales ou environnementales (main-d'œuvre locale, SMIG, biens recyclés, etc.) dans des marchés représentant au moins 5 % de la valeur prévue (art. 55 et 58).[2]source non officielle

La prolongation de validité

Votre offre est valable pendant une durée fixée par le dossier. Si l'évaluation dépasse cette durée, l'acheteur peut vous demander de la prolonger.

Prenez cette demande au sérieux et répondez dans le délai fixé. En règle générale :

vous pouvez refuser, et vous sortez alors de la compétition sans perdre votre caution ;
si vous acceptez, vous gardez votre prix, sauf clause contraire, et vous devez faire prolonger votre caution par la banque si sa date de validité devient trop courte.

Avant de répondre, refaites vos comptes. Vos fournisseurs tiennent-ils encore leurs prix ? Le marché est-il encore rentable à ce montant ? Ne laissez jamais une demande sans réponse, car votre offre risque de sortir sans que vous l'ayez décidé.

Lire une attribution provisoire

L'attribution provisoire, parfois publiée sous le nom d'avis d'attribution, est la décision de la commission ou de l'autorité compétente avant la signature du contrat. Elle ouvre le plus souvent une période pendant laquelle les soumissionnaires peuvent contester, avant toute signature.

Selon le pays, elle paraît dans le journal des marchés, sur le portail public ou sur le site de l'acheteur, et les soumissionnaires reçoivent parfois un courrier. Lisez-la avec attention :

Le nom de l'attributaire et le montant retenu. Comparez avec ce qui a été lu à l'ouverture. Un écart peut s'expliquer par une correction, ou vous donner une question à poser.
Le lot. Vérifiez qu'il s'agit bien du vôtre.
Les délais. Notez immédiatement la date de publication ou de réception : c'est souvent elle qui fait courir le délai de recours. Voir Contester une décision.
Les motifs de rejet, quand ils sont indiqués.

Une attribution provisoire n'est pas encore un marché. Si vous êtes retenu, ne commencez rien et n'achetez rien avant la notification et les étapes qui suivent. Elles sont décrites dans Exécuter le marché et se faire payer.

La règle au Burkina Faso

La CAM délibère sur le rapport de la sous-commission technique et dresse un procès-verbal signé séance tenante. Les résultats provisoires sont publiés dans la revue des marchés publics et sur le site de la DGCMEF : objet, financement, nom et prix de chaque soumissionnaire, motifs de rejet, montants évalués, attributaire, montant et délai. Les soumissionnaires non retenus sont informés par cette publication. Sur demande écrite, l'acheteur communique par écrit les motifs de rejet, le montant attribué, le nom de l'attributaire et une copie du procès-verbal dans les 2 jours ouvrables (art. 132 et 133).[2]source non officielle
L'acheteur doit attendre au moins 7 jours ouvrables après la publication des résultats avant de signer et d'approuver le marché. L'approbation ne peut être refusée que pour violation flagrante des règles, crédits absents ou insuffisants, validité des offres expirée ou disparition du besoin, par décision motivée dans les 7 jours. Le marché est notifié au titulaire dans les 3 jours ouvrables après approbation et n'entre en vigueur qu'à cette notification. Rien ne commence avant l'ordre de service (art. 133, 135, 137 et 164).[2]source non officielle
Si aucune offre n'est reçue ou conforme, l'appel est déclaré infructueux. Un nouvel appel est lancé sur dossier révisé, puis, si le second échoue, l'acheteur peut consulter au moins trois candidats avec l'autorisation de l'ordonnateur et l'avis de la DGCMEF. Une seule offre reçue ne rend pas l'appel invalide si l'avis a été régulièrement publié. L'acheteur peut rejeter toutes les offres s'il n'y a pas eu de concurrence, si elles sont non conformes ou trop chères par rapport au budget (art. 118 et 131). En appel d'offres restreint, moins de trois offres ou moins de trois offres conformes rendent la procédure infructueuse (art. 105).[2]source non officielle
Un concours d'architecture est obligatoire quand le budget d'un projet de construction publique atteint 2 milliards F CFA, sauf s'il existe un plan type. Les candidats déposent trois enveloppes (projet, prix, candidature) dans l'anonymat. Les projets dont le coût dépasse de plus de 10 % l'estimation sont écartés. Les trois meilleurs projets reçoivent une prime et le premier est retenu (art. 145 à 156).[2]source non officielle

Demandez toujours les motifs de votre rejet

Si vous perdez, écrivez à l'acheteur pour demander pourquoi. Faites-le même si vous ne comptez pas contester. Dans la plupart des marchés publics et chez les bailleurs, vous pouvez obtenir au moins les raisons du rejet de votre offre, et certaines organisations proposent un entretien de débriefing. Une entreprise privée ne vous doit souvent rien, mais une demande polie coûte peu.

Une réponse sert à trois choses. Vous savez si vous avez été éliminé sur une pièce, sur la technique ou sur le prix. Vous corrigez ce point pour la prochaine offre. Et si le motif ne correspond pas à ce que dit le dossier, vous avez un élément concret, à condition d'agir dans le délai. Une lettre courte suffit : la référence de l'avis, le lot, votre demande, et rien d'autre.

Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt