Comment soumissionner : Union européenne (action extérieure)

Où trouver les avis

Portail Funding & Tenders (F&T) de la Commission européenne
Les avis de marché de l'action extérieure y sont publiés. En gestion directe, le lien vers l'outil de dépôt électronique (eSubmission) s'y trouve, et c'est la seule voie acceptée : une offre envoyée par courrier, courriel ou en main propre est écartée.
Pour déposer en gestion directe, chaque entité (et chaque membre d'un groupement) doit d'abord être inscrite au Participant Register et obtenir un code PIC de 9 chiffres.
Journal officiel de l'Union européenne et journal officiel du pays partenaire
Pour les appels d'offres ouverts, l'avis est publié au Journal officiel de l'UE, au journal officiel du pays partenaire, sur le portail F&T et dans tout autre média approprié.
Presse locale du pays partenaire
L'appel d'offres local ouvert (fournitures de 100 000 à 300 000 euros, travaux de 300 000 à 5 millions d'euros) est publié dans la presse locale avec les mêmes informations que l'avis européen.
Délégation de l'UE dans le pays
En gestion indirecte, l'autorité contractante envoie ses avis à la Délégation de l'UE pour publication. C'est aussi l'interlocuteur local pour savoir qui est l'autorité contractante d'un projet.

Les méthodes d'achat

Procédure ouverte internationale (International open tender)
Procédure prévue pour les fournitures et services de 300 000 euros ou plus, et les travaux de 5 millions d'euros ou plus (la procédure restreinte est aussi possible). Tout opérateur éligible peut remettre une offre. Aucune négociation.[1]
Procédure restreinte (Restricted tender)
Pour les services de 300 000 euros ou plus : un appel à candidatures, une liste restreinte, puis une invitation à soumissionner envoyée aux seuls candidats retenus. Une offre venant d'un opérateur non invité est rejetée.[1]
Procédure ouverte locale (Local open tender)
Pour les fournitures de 100 000 à 300 000 euros et les travaux de 300 000 à 5 millions d'euros (pas de procédure locale ouverte pour les services). Publiée localement, mais ouverte aux autres opérateurs éligibles aux mêmes conditions : on ne peut pas exiger d'être inscrit dans le pays partenaire ni d'y avoir déjà obtenu des marchés.[1]
Procédure simplifiée (Simplified procedure)
Services de moins de 300 000 euros, fournitures de moins de 100 000 euros, travaux de moins de 300 000 euros. Le pouvoir adjudicateur invite au moins trois candidats de son choix, sans publier l'avis. Il faut être connu de lui pour être invité.[1]
Offre unique (Single tender) et paiement sur facture
Jusqu'à 20 000 euros, une seule offre suffit. Jusqu'à 2 500 euros, le paiement peut se faire sur facture sans acceptation préalable d'offre. D'autres procédures négociées, sans seuil, sont possibles si les conditions du PRAG sont remplies, par exemple un fournisseur unique.[1]
Contrats-cadres (Framework contracts)
Les contrats spécifiques sont attribués selon les seuils fixés dans chaque contrat-cadre. Ils ne sont pas soumis au délai de suspension, quelle que soit leur valeur.[1]

Être éligible et inscrit

Avant de monter une offre, vérifiez sur l'avis le pays d'établissement exigé, et si votre pays figure sur la liste des pays éligibles de l'instrument de financement du projet.

Pour les projets financés par les programmes géographiques de l'instrument NDICI-Europe dans le monde (2021-2027), son programme thématique pour les organisations de la société civile ou celui des défis mondiaux, la participation est ouverte aux personnes physiques ressortissantes et aux personnes morales effectivement établies dans un État membre de l'UE ou dans un pays ou territoire éligible. La liste des pays éligibles par instrument est en annexe a2a1 du PRAG (section 2.3.1.1).[1]
« Effectivement établie » veut dire : constituée selon le droit d'un État éligible et avec son siège réel dans un État éligible, c'est-à-dire là où se trouvent la direction et l'administration centrale ou l'établissement principal. Il faut le prouver par les documents exigés par la loi de ce pays. Cela vise à écarter les sociétés boîtes aux lettres (section 2.3.3).[1]
La règle de nationalité ne s'applique pas aux experts employés ou engagés par un contractant éligible, ni aux organisations internationales. Les experts peuvent être de n'importe quelle nationalité, sauf disposition contraire de la convention de financement (section 2.3.2). Les membres d'un groupement et les sous-traitants doivent en revanche respecter les règles d'éligibilité de l'instrument de financement (section 2.3.1).[1]
Règle d'origine : pour les projets NDICI-Europe dans le monde ou IPA III, les fournitures et matériaux peuvent provenir de n'importe quel pays. Pour l'instrument de sûreté nucléaire et pour la facilité pour l'Ukraine, ils doivent provenir d'un pays éligible désigné (section 2.3.4). Les projets financés par les instruments de la période 2014-2020 ou par le FED relèvent du PRAG 2021.[1]
En gestion directe, et en gestion indirecte quand la Commission paie l'entreprise, chaque candidat doit d'abord s'inscrire au Participant Register de la Commission. Il obtient un code PIC de 9 chiffres. En cas de groupement, chaque membre s'inscrit. Si le pays partenaire paie l'entreprise, le PIC n'est pas exigé (section 2.6.12).[1]
Le PADOR et PROSPECT sont des outils pour les subventions (appels à propositions), pas pour les marchés. Le PADOR sert à l'inscription des candidats aux subventions. La Commission prévoit de les remplacer par la suite eGrants (section 6).[1]
Le pouvoir adjudicateur vérifie, avant l'attribution, que chaque candidat, membre de groupement, sous-traitant et entité tierce dont la capacité est invoquée n'est pas inscrit à la base d'exclusion EDES. Il ne peut pas contracter avec une entité inscrite au niveau de l'exclusion (section 2.4.2).[1]
Au-dessus des seuils internationaux (300 000 euros pour services et fournitures, 5 millions pour les travaux), l'attributaire pressenti, ses membres de groupement et ses sous-traitants doivent fournir les preuves qu'ils ne sont dans aucune situation d'exclusion. Les candidats déclarent aussi la propriété effective (section 2.4.2).[1]

Trouver les avis

Pour les appels d'offres ouverts, l'avis est publié au Journal officiel de l'UE, au journal officiel du pays partenaire, sur le portail Funding & Tenders et dans tout autre média approprié (section 2.6.2).[1]
En gestion indirecte avec contrôle ex ante, l'autorité contractante soumet l'avis à la Commission pour approbation, puis pour publication. Elle peut faire en plus une publication locale, avec des informations identiques et au même moment (chapitres 3 à 5).[1]
L'avis de pré-information est facultatif. La procédure simplifiée n'est pas publiée : le pouvoir adjudicateur invite au moins trois candidats choisis par lui, après avoir vérifié qu'aucun n'est exclu dans EDES ni visé par des mesures restrictives de l'UE (section 2.6.4).[1]

Préparer l'offre

Le contrat est de la loi du pays du pouvoir adjudicateur, mais la procédure suit le PRAG. Avant de payer pour un dossier ou de construire une offre, regardez si l'avis est en gestion directe (eSubmission, PIC) ou en gestion indirecte (dépôt papier chez le pouvoir adjudicateur local).

Délais minimaux entre la publication de l'avis et la date limite de remise : 60 jours pour un appel d'offres international ouvert de fournitures, 90 jours pour un appel d'offres international de travaux, 30 jours pour un appel d'offres local de fournitures, 60 jours pour un appel d'offres local de travaux. Pour une procédure restreinte de services, la demande de participation se fait au moins 30 jours après la publication et l'offre au moins 50 jours après l'envoi de la lettre d'invitation. Un délai plus court est possible seulement par dérogation (sections 4.3, 4.4, 5.3, 5.5, 3.4).[1]
Garantie de soumission : facultative. Si le pouvoir adjudicateur en demande une, elle représente de 1 % à 2 % de la valeur du marché. Garantie de bonne exécution : le montant est fixé entre 5 % et 10 % du marché et elle est libérée dans les 60 jours après le certificat de réception définitive (section 4.2, pour les fournitures).[1]
Le jour de la date limite doit être un jour ouvrable dans le pays du pouvoir adjudicateur (par exemple section 4.3.5).[1]
Si le contenu technique est complexe, une réunion d'information ou une visite de site peut être tenue au moins 21 jours avant la date limite. Les documents présentés sont ensuite publiés sur le portail F&T au moins 8 jours avant l'échéance (section 5.3.4).[1]
Une offre comprend des preuves de capacité (sélection) et une partie technique et financière (attribution). Le PRAG interdit de confondre les deux : l'évaluation de l'offre ne doit pas revenir sur la capacité du candidat, ce qui peut annuler la procédure (section 2.6.11).[1]
Le pouvoir adjudicateur peut interdire, dans les instructions aux soumissionnaires, la sous-traitance croisée : si A est sous-traitant de B et B sous-traitant de A dans la même procédure, les deux offres sont rejetées (section 2.6.11).[1]

Déposer

En gestion directe, les demandes de participation et offres des procédures ouverte, restreinte, locale avec avis au Journal officiel et simplifiée se déposent exclusivement via eSubmission. Toute autre voie (courrier, courriel, main propre) est écartée. L'offre unique est la seule exception : elle peut être envoyée par courriel à une boîte fonctionnelle (section 2.6.12).[1]
En gestion indirecte, les offres sont envoyées ou remises à l'adresse indiquée dans l'avis. Une garantie de soumission, si elle est exigée, doit être jointe en original (section 2.6.12 et sections 4.3 et 5.3).[1]

Évaluation

Un comité d'évaluation ouvre et évalue les offres. Le marché est attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse selon les critères de l'avis. Le rapport d'évaluation n'est pas communiqué aux soumissionnaires (sections 2.9 et 4.3.9).[1]
En gestion indirecte avec contrôle ex ante, la Commission doit être invitée à l'ouverture des plis et à l'évaluation, et valide le résultat avant la signature du contrat (section 2.2).[1]

Après l'attribution

Le pouvoir adjudicateur informe par écrit l'attributaire et, le même jour, les soumissionnaires non retenus, en indiquant les motifs. Un soumissionnaire écarté qui n'est pas rejeté peut demander par écrit les caractéristiques et avantages relatifs de l'offre retenue et le nom de l'attributaire. La réponse est due sous 15 jours après la demande (section 2.10.1).[1]
Délai de suspension (standstill) : 10 jours calendaires si la notification est électronique, 15 jours sinon, à compter du lendemain de l'envoi. Le contrat ne peut être signé avant la fin. Il s'applique seulement à partir de 300 000 euros pour les fournitures et services et 5 millions pour les travaux (section 2.10.1.1 et article 181 du Règlement financier).[1]
Pas de délai de suspension pour une offre unique, une procédure simplifiée, un contrat spécifique sur contrat-cadre, un système d'acquisition dynamique, la plupart des procédures négociées sans publication, ni sous les seuils ci-dessus (section 2.10.1.1).[1]
La notification au gagnant prolonge la validité de son offre de 60 jours. Le pouvoir adjudicateur peut suspendre la signature s'il reçoit des remarques utiles pendant la suspension, et il informe alors tous les soumissionnaires sous 3 jours ouvrables (sections 2.9.5 et 2.10.1.1).[1]

Réclamer

Une plainte au pouvoir adjudicateur est gratuite et rapide. Elle doit être motivée : demander seulement une deuxième évaluation parce qu'on n'est pas d'accord avec le résultat n'est pas un motif.

Un candidat ou soumissionnaire qui s'estime lésé par une erreur, une irrégularité ou une mauvaise administration peut déposer une plainte auprès du pouvoir adjudicateur. Quand c'est la Commission, la plainte va à la personne qui a pris la décision contestée, qui s'efforce de répondre sous 15 jours ouvrables. Sans réponse satisfaisante, on peut saisir le directeur géographique concerné au siège (section 2.12.1).[1]
Pour la Commission, on peut aussi saisir le Médiateur européen, dans les deux ans suivant la connaissance des faits, après avoir épuisé les recours administratifs. Le Médiateur n'arrête pas les délais d'un recours judiciaire (section 2.12.2).[1]
Recours en justice : si la Commission est le pouvoir adjudicateur, selon les règles du traité sur le fonctionnement de l'UE ; si c'est une autorité du pays partenaire, selon le droit national et ses délais (section 2.12.3).[1]

Les pièges à connaître

En gestion directe, un dépôt par courriel ou en main propre est écarté sans examen, même si l'offre est parfaite. Créez votre PIC bien avant la date limite : l'inscription et la validation par la Commission peuvent demander du temps.
La nationalité compte, pas le nom. Une filiale locale d'un groupe d'un pays non éligible n'est pas éligible si son siège réel est ailleurs. Gardez des preuves claires de votre siège réel (direction, administration centrale).
La procédure simplifiée n'est pas publiée. Pour recevoir une invitation sous 300 000 euros, il faut être connu du pouvoir adjudicateur et de la Délégation : faites-vous connaître par une présentation et des références.
Le délai de suspension peut être de 10 jours seulement. Si votre offre n'est pas retenue, demandez les motifs par écrit le jour même de la notification.
Quand une institution financière ou une agence de l'ONU gère le projet pour l'UE, ce sont ses règles qui s'appliquent, pas le PRAG. Lisez la fiche de l'organisation concernée.

Ce que nous n'avons pas pu confirmer

Plutôt que de deviner, nous listons ici ce qu'aucune source fiable ne nous a permis de confirmer. Pour ces points, fiez-vous au dossier ou demandez à l'organisme concerné.

Le PRAG a été lu dans la version 2025 (fichier « PRAG 2025.1 Full Version », copie hébergée par le Secrétariat de l'Union pour la Méditerranée, qui est un miroir). La page officielle du guide sur le site de la Commission n'a pas pu être ouverte pour vérifier qu'une version plus récente n'existe pas. Le PRAG n'a pas de force légale propre : le Règlement financier de l'UE et la jurisprudence prévalent.
Non lu : la liste des pays éligibles par instrument (annexe a2a1 du PRAG), les règles des subventions et des ONG (annexe IV du contrat de subvention), et les règles du Programme d'estimations de programme (utilisé par certains pays partenaires pour les petits marchés).
L'ouverture d'un compte EU Login pour accéder à eSubmission n'est pas décrite dans le PRAG lu. Nous ne l'affirmons donc pas ici. Consultez les pages d'aide du portail Funding & Tenders.
La durée de validité de l'offre, les montants exacts des garanties pour les travaux et les services, et les marges de préférence éventuelles sont dans le dossier d'appel d'offres, pas ici.

Sources

Contract procedures for European Union external action: a practical guide (PRAG 2025), copie hébergée / mirror hosted by the UfM Secretariat (European Commission, DG International Partnerships (copie hébergée par le Secrétariat de l'Union pour la Méditerranée), 2025)

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